Por Catiana de Oliveira Cezar

A gestão da informação e da documentação em ambiente empresarial, está intimamente relacionada à melhoria de processos, produtos e serviços, destacando seu valor estratégico. Nas atividades diárias de uma unidade de informação ou da intitulada, biblioteca, constata-se que a informação se trata de recurso que promove evolução e mudança, já que subsidia trabalhos, projetos que influenciam diretamente na eficiência operacional e na automatização de processos.

Os contextos vivenciados são mutáveis, e a cada dia em ritmos mais acelerados. Uma área de atuação considerada produtiva dentro de uma empresa se apoia na capacidade de adaptação de serviços e produtos às transformações do mercado. Em âmbito empresarial, as áreas de apoio, de suporte, auxiliam na gestão, liberando as áreas de negócio para o desempenho de suas atividades-fim, de modo a concentrar seus esforços para a entrega de resultados (COSMO, 2018).

É relevante citar que o mercado de informação se apresenta de forma diferenciada em relação ao mercado econômico e financeiro. No contexto geral, a demanda por produtos ou serviços determina o ajuste da oferta. Mas, considerando a informação como insumo capaz de gerar conhecimento e aprimorar competências, em uma realidade institucional que demanda informação, é o processo de disseminação e transferência que pode configurar a demanda. Ou seja, a oferta pode moldar ou conceber uma demanda de informação (BARRETO, 1995).

Cada vez mais a biblioteca necessita se inserir na transformação digital e ser capaz de desenvolver suas atividades voltadas para as novas mídias, gerando ofertas importantes que agregam valor ao negócio. Contudo, a transição vai além da oferta, divulgação e manipulação das funcionalidades dos sistemas informatizados. Classificar, organizar, rastrear, dar acesso de forma rápida e eficiente, garantir manutenção e atualização de conteúdos; tudo isso se inicia desde o projeto de um escopo de solução que atenda regras e procedimentos funcionais e que vão ao encontro de sanar necessidades dos usuários finais.

Assim, o presente artigo assumiu o desafio de apresentar o cenário de um serviço de informação prestado dentro de uma biblioteca corporativa. O conceito de biblioteca corporativa, segundo Marinho (2008), vai muito além de ser um depósito de documentos – ela atua de forma decisiva, pois é nela que o conhecimento da empresa está sendo gerido. As atividades realizadas ganham uma dimensão maior, visto que a biblioteca dá suporte ao desenvolvimento de serviços e produtos e também atua na formação e capacitação da força de trabalho da empresa. Assim, para biblioteca o funcionário é considerado como o negócio, a atividade e o cliente. Relata-se como é o processo empresarial ao qual o serviço é vinculado, identificando as necessidades de execução deste serviço e de como a Infotec Brasil atua na otimização dos fluxos de informação.

Transporte Marítimo

A Infotec Brasil atua em uma empresa de logística, com áreas de negócio focadas em segmentos de transporte de petróleo e derivados (marítimo e dutoviário). A empresa possui funções especializadas que visam operabilidade, segurança, atualizações tecnológicas e funcionalidades constantes na execução dos serviços. O serviço de informação que será abordado envolve duas áreas: uma de apoio (unidade de informação), o Centro de Informação e Documentação, mais especificamente a área Biblioteca, e a uma área de negócio da empresa – Transporte Marítimo.

No presente artigo, o serviço de gestão da informação consiste em identificar necessidades, promover meios confiáveis de captação e manipulação de informações, bem como promover o acesso à informação, tanto para o staff que planeja quanto para o operacional (BORGES; CARVALHO; 1998);

Transporte marítimo é aquele realizado via mares abertos, transportando desde mercadorias até passageiros, sendo o modal responsável por 94,4% do volume das exportações brasileiras em 2010. […]. É transporte realizado por navios de grande porte, a motor, nos mares e oceanos. (AIROLDI, 2014, p. 27).

A gestão de uma frota de navios, no caso citado, totalizando 26 (vinte seis) embarcações exige inúmeros tipos de suprimentos, certificações, manutenções, documentos e serviços de informação. Assim, em áreas de negócio, com especificidades operacionais e uso de tecnologias que garantam a execução de processos, informações são essenciais para garantir a operação técnica assertiva e a segurança (COSMO, 2018).

Normalmente, um intenso fluxo de informações cruza os níveis organizacionais, funcionando como um elemento integrador que garante a sinergia e interação das áreas e pessoas em torno dos objetivos da empresa. A rápida e eficiente troca de informações entre as áreas proporciona agilidade nos processos e maior velocidade nas decisões. Sendo que no presente trabalho, fluxo de informações é entendido como necessidade de organizar e compartilhar informações em um determinado ambiente; consiste na transmissão de dados ou conjunto de dados através de unidades administrativas, profissionais para alguém que delas necessitam (CUNHA; PEREIRA; NEVES, 2015, p. 113).

Neste contexto, que envolve o transporte de petróleo e derivados em regiões marítimas e oceânicas por todo o mundo, os desafios literalmente ultrapassam fronteiras. Indo ao encontro com o explicitado pelos autores Malerbi e Sorrentino (2014), para uma frota de navios, é necessário um intenso fluxo de informações, que envolvem atualizações periódicas das rotas marítimas, de sinalizações, de normas e regramentos nacionais e internacionais, de equipamentos de navegação, dentre outros. Porém, a tripulação ainda enfrenta dificuldades, como citado por Cosmo, 2018:

– Acesso a transmissão de dados online em meio à navegação ou nos portos;

– Definição de fontes primárias de informação/publicações em papel de acordo com a legislação nacional; e

– Logística para entrega de suprimentos e/ou serviços de informações, devido à frota transitar em áreas diversas do globo e depender de programações que se alteram conforme interesses dos clientes e necessidades operacionais dos navios.

Para o presente trabalho, foi selecionado um serviço específico, desenvolvido pelo Centro de Informação e Documentação para atendimento das necessidades operacionais e de segurança das Gerências de Transporte Marítimo da empresa de logística: Atualização de Normas Náuticas.

As normas e publicações náuticas, tanto em meio físico (papel) como em meio eletrônico, são itens de informação e segurança obrigatórios para navegação. Não possuir publicações atualizadas a bordo conforme a sua programação ou a rota operacional traçada pode ocasionar acidentes e auditorias, solicitando parada da operação até a devida adequação. 

Atualização de normas e publicações náuticas

Os fluxos de informação podem ser compreendidos como o meio em que o trinômio “dado, informação e conhecimento” perpassa para chegar aos colaboradores e setores de uma empresa, os quais, por sua vez, precisam destes para efetuarem suas atividades e ações, dentre elas a tomada de decisão (VALETIM; SOUZA, 2013; SUGAHARA, 2019, p. 50).

Dentro do fluxo, devemos ter em mente os emissores, receptores e mediadores da informação como atores do processo. A mensagem não finaliza em seu receptor. Emissores e receptores podem revezar papéis. O reconhecimento da dinâmica do fluxo de informações também deve levar em consideração as mediações, seja por sistemas, seja por pessoas (MARCOLINO, 2015).

O serviço de atualização de normas e publicações náuticas é basicamente suprir a frota de navios com normas e publicações de diferentes instituições que ditam regras de segurança nos mares e oceanos, medidas preventivas contra poluições e desastres ambientais, políticas e diretrizes de sinalizações, saúde e operações. São estes documentos que subsidiam o tráfego dos navios, as ações dos tripulantes a bordo e nos portos e terminais.

As normas e publicações sofrem atualizações periódicas, com publicações de novas edições, complementos ou suplementos, já que as informações são vivas e mudam constantemente conforme novos regramentos.

O Centro de Informação e Documentação, via Biblioteca, atua como um núcleo de pesquisa, realizando uma varredura nos endereços eletrônicos de todas as Instituições para verificação da ocorrência de alguma atualização e na detecção de qualquer atualização, a informação é enviada por e-mail aos navios, procurando uma sincronia aproximada com o tempo de atualização. A lista a seguir apresenta algumas das principais Instituições que servem de fonte das informações:

• ADMIRALTY Maritime Data Solutions
• DHN – Diretoria de Hidrografia e Navegação
• ICS – International Chamber of Shipping
• IACS – international association of classification societies
• ILO – International Labour Organization
• IMO – International Maritime Organization
• ITU – International Telecommunication Union 
• OCIMF – Oil Companies International Marine Forum
•  WHO – World Health Organization

Conclusão

Como melhoria na gestão de informação, o Centro de Informação e Documentação estuda a contratação de uma plataforma completa e abrangente em relação às Instituições. Contudo, é importante frisar que a inserção de um software como solução é um elemento secundário.

O relevante para o serviço de informação é o entendimento e identificação da necessidade de informação do usuário para promoção da adaptação do serviço/produto de informação e, consequentemente, do armazenamento e uso desta informação de maneira adequada, configurada para se obter o resultado almejado.

Para isso, deve assumir sempre um comportamento adaptativo, visando garantir a qualidade e atualização do serviço e dos seus respectivos produtos.

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Referências

AIROLDI, Guilherme Furlan. A utilização do transporte multimodal como meio de reduzir custos logísticos: estudo de caso em uma empresa alimentícia. Marília, SP: UNIVEM, 2014. Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Engenharia de Produção). Marília, SP: UNIVEM, 2014.

BARRETO, Aldo de Albuquerque. A oferta e a demanda de informação: condições técnicas, econômicas e políticas. Ciência da Informação, v. 28, n. 2, p. 167-177, 1995.

BORGES, Mônica Erichsen Nassif; CARVALHO, Natália Guiné de Mello. Produtos e serviços de informações para negócios no Brasil: características. Ciência da Informação, Brasília, v. 27, n. 1, p. 76-81, jan./abr. 1998. Disponível em: http://www.scielo.br/pdf/ci/v27n1/10.pdf. Acesso em: 16 mar. 2022.

COSMO, Tatiana Neves. Mapeamento  de  Fluxo  de  Informação : estratégia empresarial aplicada à Gestão de Cartas Náuticas Eletrônicas. Dissertação (Mestrado) - Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro, Centro  de  Ciências  Humanas e Sociais, Programa de Pós Graduação em Biblioteconomia, Rio de Janeiro, 2018. 107 f.   

CUNHA, Izabella Bauer de Assis; Pereira, Frederico Cesar Mafra; NEVES, Jorge Tadeu de R. Análise do fluxo informacional presente em uma empresa do segmento de serviços de valor agregado (SVA). Perspectivas em Ciência da Informação, Belo Horizonte, v.20, n.4, p.107-128, out./dez. 2015.

MARCOLINO, Alexandre. A contribuição do mapeamento do fluxo de informações para o planejamento de sistemas de informações de apoio à decisão estratégica: um estudo de caso na Empraba Solos. 113f. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) – Universidade Federal do Rio de Janeiro, Escola de Comunicação, Rio de Janeiro - RJ, 2015.

MARINHO, Rafael. Bibliotecas corporativas: momento de reengenharia. Webisinder, 2008. Disponível em: https://webinsider.com.br/bibliotecas-corporativas-em-momento-de-reengenharia/. Acesso em: 17 mar. 2022.

VALENTIM, Marta Lígia Pomim; SOUZA, Juliete Susann Ferreira de. Fluxos de informação que subsidiam o processo de inteligência competitiva. Encontros em Biblioteconomia: revista eletrônica de biblioteconomia e ciência da informação, Santa Catarina, v. 18, n. 38, p. 87-106, set./dez., 2013.