Por: Ana Carla Silva Tomaz

Reduzir custos e posicionar a empresa na frente dos competidores no mercado está intimamente relacionado em obter os melhores preços possíveis em serviços e materiais. Entretanto, encontrar as melhores ofertas requer estratégia e planejamento dentro de prazos curtos que satisfaçam as áreas clientes dentro da empresa.

O presente case tem como objetivo apresentar o trabalho desenvolvido pela Infotec Brasil no acompanhamento dos pedidos de compra e das datas de entrega de materiais e serviços de informação e documentação. Este trabalho compreende o diligenciamento de pedidos de compra em uma empresa cliente que atua na logística de óleo e gás. Aborda o processo total dos pedidos de compra, desde a concretização do pedido junto ao fornecedor, até a entrega dos itens      na empresa. Caso o pedido não chegue ao seu destino final na data estipulada, pode haver ruptura de estoque, perda material e até mesmo parada de produção/operação, causando prejuízo à empresa.

A gama dos serviços e materiais de informação e documentação vão desde setores especializados, que necessitam estar embasados com dados e informações estratégicas de mercado ou bases de conhecimento, frota de embarcações com normas, publicações ou cartas náuticas obrigatórias a bordo para poder operar com segurança, manuais de equipamentos atualizados e traduzidos ou acervos que necessitam estar completos ao serem submetidos a inspeções e/ou auditorias.

A Importância da Padronização dos Processos

A empresa cliente prevê processos padronizados para as cotações de preços, estabelecendo o formato a ser usado nas solicitações seguindo a legislação vigente e a transparência de todas as compras da empresa. Assim, é minimizado ou eliminado o fator humano de esquecimento de etapas do processo de aquisição. O departamento responsável pela aquisição dos materiais e serviços de informação, onde a Infotec Brasil atua, possui especificidades já que precisa suprir   a empresa de logística de óleo e Gás, considerando limites de valores e de prazos que garantam a atualização das informações, bem com dentro do tempo necessário para atendimento da gerência interna da empresa.

A Importância do Detalhamento do Item a Ser Adquirido

Embora pareça óbvio, é muito importante que, antes de começar o processo de cotação, saber exatamente o que a gerência cliente está buscando e precisando. Só assim vai ser possível detalhar a informação ao máximo internamente — uma ação essencial quando se pretende garantir que as cotações estejam alinhadas ao que se espera receber. As informações relevantes para este nicho de aquisição são: formato físico ou eletrônico, edição, autores, tipo de serviço (assinatura ou associação), prazo de entrega e assim por diante. Com isso, diminui-se as chances de receber cotações que não atendem às necessidades da empresa.

A Importância do Serviço de Diligenciamento de Pedidos de Compra

A Infotec Brasil define o diligenciamento de pedidos de compra como o processo de supervisionar os responsáveis pela cadeia de suprimentos, ou mesmo realizar o trabalho de compras através de profissionais treinados para dar todo o suporte necessário. Isso é feito a partir do lançamento do Pedido de Compras e segue até a expedição final da mercadoria, passando pelos processos de movimentação logística. Nele realiza-se o acompanhamento de todas as atividades necessárias para a melhor eficiência de toda a cadeia, monitorando inclusive as ações esperadas dos fornecedores.

Percebe-se que o diligenciamento deve ser realizado com base nas estratégias organizacionais, considerando os objetivos estabelecidos e a forma de trabalho. Também é preciso se certificar de que as necessidades da empresa serão plenamente atendidas. A gestão de fornecedores é fundamental para:

• Aumento do valor agregado dos produtos, serviços e materiais adquiridos;
• Importação facilitada de produtos oriundos de outros países;
• Competitividade de preços;
• Diminuição do ciclo de vida dos produtos, reduzindo o tempo médio de novas aquisições por parte dos clientes.

Apesar dos padrões organizacionais da empresa cliente, a Infotec Brasil entende que a cadeia de suprimentos se encontra em um mercado altamente competitivo, sendo necessário escolher bem o fornecedor e fazer um bom acompanhamento desde o início, conquistando as melhores condições de fornecimento, prazo e entregas.

Gestão de Fornecedores de Materiais e Serviços de Informação e Documentação

A Infotec Brasil se especializou na cotação com no mínimo três fornecedores de materiais e serviços de informação e documentação buscando sempre a negociação, solicitando o menor preço e melhores prazos de entrega.

Em casos de não exclusividade comprovada, os serviços de informação e documentação não dependem de um único fornecedor. Contam com proponentes especializados no mercado em busca de bons negócios e prazos, minimizando imprevistos.

Quanto à logística, os produtos e serviços de informação e documentação podem ser físicos ou digitais e apresentam aspectos diferentes quanto ao acesso. No caso dos disponíveis em meio físico (papel) muitas vezes dependem de logísticas nacionais e internacionais, e consequentemente de passagens em processos alfandegários, podendo ter prazos estendidos ou ficar retidos na Receita Federal. Por esta razão, outras alternativas de fornecedores são importantes serem acionadas para evitar que a informação seja entregue de forma caduca para a área cliente. Já em meio digital, os  acessos dependem de compatibilidade e homologação das aplicações na Rede Interna do Cliente, bem como comunicação eficiente de como acessar via manuais e tutoriais e de troca de informações sobre registros de acesso (login) e senhas para facilitar e agilizar para os usuários.

Outro aspecto importante são os critérios estabelecidos com a rotina de gestão de compras de materiais e serviços de informação e documentação. O técnico da Infotec Brasil intitulado no processo como comprador deve definir um ou mais elementos relevantes para entendê-los como critérios de seleção, bem como os padrões e a legislação que embasam os processos de aquisição. O preço é um deles. Mas a observância somente desse ponto pode acabar com um produto de má qualidade, fora de prazo, que não seja acessível via instrumentos corporativos, que vai afetar a reputação, projetos e operações da empresa. Por isso, as aquisições acabam aliando o preço à qualidade, bem como o prazo de entrega sempre com o consentimento e aprovação da área cliente.

Volumetria do Serviço Executado

A Infotec Brasil adquire para a empresa cliente cerca 75 itens de materiais e serviços de informação e documentação mensalmente, de acordo com dados do primeiro trimestre de 2022, nas categorias a seguir:

• Publicações (livros, normas e relatórios): 64%
• Assinaturas (jornais, revistas, bases de dados): 33%
• Associações técnicas e profissionais: 3%
  

Os serviços e materiais são comprados para as diferentes gerências das áreas fim e das áreas de gestão da empresa cliente. Contribuindo para subsidiar com dados e informações trabalhos técnicos, operacionais, decisões de mercado e novos projetos e soluções.

Com exceção das assinaturas de periódicos e bases de dados das associações técnicas e profissionais onde praticamente 100% das cotações são com fornecedores exclusivos, a Infotec Brasil é responsável por uma média de 170 cotações/mês de materiais e serviços de informação e documentação.

Considerações Finais

A Infotec Brasil está ciente da importância do diligenciamento de pedidos de compra para melhoria e redução de custos das suas empresas clientes, garantindo mercadorias recebidas no tempo certo, agendamento efetivo, mercadorias inspecionadas    e     validadas, proporcionando     maior     qualidade     de estoque e, no caso especifico dos serviços de informação e documentação, dos seus acervos. A meta é proporcionar conformidades e segurança nas operações, setores informados e embasados para gerenciar, conduzir trabalhos e projetos tendo a gestão de toda a cadeia diligenciada, desde o pedido de compras até o atendimento final.

Referências

Infotec Brasil. Diligenciamento de Fornecedores: como gerar ganhos em eficiência e maior retorno financeiro. Disponível em: https://blognagarage.com.br/melhores-praticas/diligenciamento-de-fornecedores- como-gerar-ganhos-em-eficiencia-e-maior-retorno-financeiro/

Infotec Brasil. Aumente a eficiência e o retorno financeiro de Supply Chain e Suprimentos. Disponível em: https://infotecbrasil.com.br/diligenciamento-de-fornecedores-2