gestão de contratos

O crescimento esperado em serviços terceirizados, novos regulamentos e a violação de informações sensíveis estão impulsionando a necessidade de uma governança mais intensa de parceiros e fornecedores. 

A terceirização de atividades é uma opção estratégica para as empresas alcançarem ganhos operacionais e redução de custos. No entanto, a falta de controle sobre as obrigações trabalhistas e previdenciárias de terceiros impacta negativamente a organização, aumenta os custos legais relativos a penalidades regulatórias, além de causar danos relacionados à imagem da empresa.

A fiscalização de contratos tem um papel estratégico e fundamental para garantir o cumprimento das obrigações decorrentes da contratação de profissionais e serviços, aprimorar a gestão, tratar as vulnerabilidades e promover o fluxo seguro das informações.

A gestão de compliance jurídico e trabalhista das empresas terceiras é de responsabilidade da organização contratante, que precisa estar atenta às normas e regulamentos aplicáveis de forma a assegurar o perfeito cumprimento do contrato, minimizando riscos judiciais, a fragilidade dos processos e garantir a integridade das informações. Nesse contexto, as organizações têm uma responsabilidade cada vez maior em relação a esse tema. Um dos pontos cruciais dessa gestão é a redução dos riscos em toda a cadeia de relacionamento.

O compliance jurídico diz respeito à observância de leis, regulamentos e normas, nas esferas estadual e federal, tendo como premissa básica a conformidade com as políticas, programas e códigos corporativos. Isso inclui questões relacionadas às áreas trabalhistas, fiscal, tributária, ambiental, previdenciária e de proteção dos direitos autorais. A fiscalização rigorosa dos contratos e serviços prestados por empresas terceiras é essencial para garantir o atendimento aos requisitos legais buscando a otimização e o aprimoramento constante dos processos.

Já o compliance trabalhista envolve análises relacionadas aos aspectos trabalhistas e previdenciários, como jornada de trabalho, férias, horas extras, descanso semanal remunerado, entre outros direitos previstos em lei. É importante que a organização contratante fiscalize de forma estratégica e assertiva esses aspectos identificando riscos no processo de contratação, pois a não observância pode resultar em aumento de custos judiciais com processos trabalhistas, além de prejuízos relacionados à imagem da empresa. 

A organização contratante precisa ter uma política clara e rigorosa de compliance, incluindo processos de verificação e fiscalização de contratos e serviços. Essa política deve ser divulgada a todas as empresas terceiras envolvidas nos projetos, de forma a garantir a transparência e a integridade dos processos. A gestão de compliance é fundamental para assegurar a legalidade e a qualidade dos projetos e evitar problemas futuros. Trata-se também de uma questão ética e moral, que contribui para o fortalecimento da imagem da organização contratante e para a qualidade do relacionamento entre as partes.

Principais elementos e obrigações legais a serem fiscalizados na gestão de contratos

A gestão de compliance jurídico e trabalhista das empresas terceiras envolve a verificação de diversos elementos e obrigações legais, tais como:

• Regularidade fiscal: verificação da situação da empresa terceira em relação ao pagamento de impostos e outras obrigações fiscais, como a emissão de notas fiscais e a apresentação de declarações;
• Respeito às normas trabalhistas: verificação da conformidade dos aspectos trabalhistas e previdenciários, como jornada de trabalho, horas extras, férias, descanso semanal remunerado, entre outros direitos previstos em lei;
• Proteção de direitos autorais: verificação da utilização de software e outros materiais protegidos por direitos autorais, sem a devida autorização;
• Conformidade a regulamentos: verificação da observância de regulamentos aplicáveis ao setor de atuação da empresa terceira, incluindo regulamentos ambientais, de segurança e saúde ocupacional;
• Contratos de trabalho: verificação da existência de contratos de trabalho regularmente registrados e assinados pelos colaboradores da empresa terceira. 
• Verificação das exigências de expertise técnica e regulatória: atendimento aos requisitos mínimos para execução das atividades descritas em contratos de serviços terceirizados;
• Comprovação do registro emitido pelos órgãos de classe: aptidão para desempenho das atividades e dos treinamentos realizados;
• Segurança do trabalho: verificação do atendimento aos requisitos de segurança, saúde e meio ambiente, da existência de medidas de segurança no local de trabalho, como equipamentos de proteção individual, sinalizações, entre outros.

A fiscalização desses indicadores é essencial para assegurar a execução adequada de todas as atividades, aprimorar a gestão de terceiros, mitigar riscos e evitar problemas futuros com empresas terceirizadas. Nesse sentido, a eficiência da fiscalização é fundamentada em uma equipe capacitada para aumentar a aderência aos indicadores de compliance e a transparência dos processos.

Etapas do processo de fiscalização trabalhista na gestão de contratos

A fiscalização do compliance trabalhista das empresas terceiras envolve uma série de passos que devem ser seguidos para conferir mais eficiência aos processos e garantir a observância das normas trabalhistas, suportando o cumprimento das obrigações legais. 

Os principais passos a serem considerados são: 

1. Definição de objetivos e responsabilidades: antes de iniciar a fiscalização é importante definir claramente os objetivos e responsabilidades da equipe encarregada da tarefa;
2. Análise do contrato: o próximo passo é analisar o contrato celebrado entre a organização contratante e a empresa terceira e identificar as obrigações trabalhistas da empresa terceira;
3. Verificação da documentação: verificar a existência de documentos trabalhistas, como contratos de trabalho, folhas de pagamento, recibos de férias, entre outros;
4. Avaliação do ambiente de trabalho: avaliar o ambiente de trabalho da empresa terceira, conferir a existência de medidas de segurança e equipamentos de proteção individual;
5. Entrevista com os funcionários e auditorias: entrevistar os funcionários da empresa terceira para verificar o cumprimento das normas trabalhistas;
6. Análise das folhas de pagamento: examinar as folhas de pagamento da empresa terceira para garantir que todas as obrigações trabalhistas estão sendo cumpridas;
7. Verificação da situação fiscal: verificar a situação fiscal da empresa terceira, incluindo o pagamento de impostos e outras obrigações fiscais;
8. Elaboração de relatório: elaborar relatório detalhado sobre as constatações da fiscalização, incluindo eventuais irregularidades encontradas;
9. Tomada de ações corretivas: recomendar ações corretivas necessárias para corrigir as irregularidades encontradas, garantindo o cumprimento das normas trabalhistas e das obrigações legais da empresa terceira.

Em resumo, a gestão de compliance jurídico e trabalhista das empresas terceiras envolve a verificação de diversos indicadores de obrigações legais, como regularidade fiscal, respeito às normas trabalhistas, proteção de direitos autorais, conformidade a regulamentos, contratos de trabalho e segurança do trabalho. 

A fiscalização rigorosa desses indicadores é fundamental para garantir a legalidade, a qualidade e a eficiência dos projetos e processos de uma empresa. 

A terceirização da fiscalização de compliance trabalhista pode ser uma solução eficaz para assegurar a conformidade e permitir que as empresas terceiras se concentrem em suas atividades principais.

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Possuímos larga experiência na condução e gestão de contratos de grande porte, em que os requisitos de conformidade e compliance são pontos chave para o sucesso dos projetos.

Nossa solução de Fiscalização de Contratos conta com uma sólida metodologia que engloba todas as ações necessárias para gerir e fiscalizar contratos executados por empresas terceiras.